Önce desteklenecek sistemi tanımlayın
Kaç bilgisayarınız ve kullanıcınız olduğunu, hangi sunucuların çalıştığını ve hangi uygulamaların işiniz için kritik olduğunu listeleyin. Yazıcılar, tarayıcılar, ağ cihazları ve uzak çalışanlar da bu değerlendirmeye dahil edilmelidir. Böylece iki farklı teklifi aynı kapsam üzerinden karşılaştırabilirsiniz.
Envanter yalnızca sayılardan oluşmamalıdır. İşletim sistemleri, cihazların genel durumu ve tekrar eden sorunlar da hizmet ihtiyacını etkiler. İlk görüşme öncesinde bu bilgileri toparlamak analiz sürecini kolaylaştırır.
Destek saatleri ve öncelikleri net olsun
Talebin hangi kanaldan açılacağı, hangi gün ve saatlerde destek verileceği ve acil durumların nasıl ele alınacağı açıkça yazılmalıdır. Talebin alınması, ilk değerlendirme ve sorunun çözülmesi farklı aşamalardır; teklif dilinin bu ayrımı göstermesine dikkat edin.
Bütün arızaların aynı sürede çözülebileceği varsayımı doğru bir planlama temeli değildir. Donanım temini, yazılım üreticisinin müdahalesi veya üçüncü taraf bağlantılar gibi bağımlılıklar bulunabilir. Bu durumlarda bilgilendirme ve koordinasyonun kim tarafından yapılacağını belirleyin.
Uzaktan ve yerinde hizmet kapsamını karşılaştırın
Birçok kullanıcı sorunu uzaktan değerlendirilebilir. Kablolama, donanım arızası ve fiziksel bağlantı gibi işler ise yerinde çalışma gerektirebilir. Ziyaret planı, lokasyon kapsamı ve yerinde çalışmanın teklif içindeki yeri anlaşılır olmalıdır.
Periyodik bakım ile arıza müdahalesinin aynı şey olmadığını da göz önünde bulundurun. Bakım ziyaretlerinde nelerin kontrol edileceğini ve sonuçların nasıl aktarılacağını sorun. Kapsamı belirsiz bir periyodik bakım ifadesi, tek başına hizmetin içeriğini anlatmaz.
Dahil olan ve ayrıca ücretlenen işleri öğrenin
Yazılım lisansları, parça değişimi, yeni cihaz kurulumu, ofis taşınması ve büyük sistem projeleri farklı maliyet kalemleri olabilir. Bunların hangilerinin bakım bedeline dahil olduğu teklif üzerinde açıklanmalıdır.
Yedekleme de ayrıca değerlendirilmelidir. Kimin yedek alacağı, kayıtları kimin kontrol edeceği ve geri yükleme gerektiğinde süreci kimin yöneteceği bilinmelidir. Bir bilgisayar bakım anlaşması, kapsamda yazmıyorsa bütün veri koruma ihtiyaçlarını otomatik olarak karşılamaz.
Devir ve raporlama sürecini konuşun
Cihaz envanteri, ağ bilgileri, lisans kayıtları ve yapılan işlemler zaman içinde işletmenin teknik hafızasını oluşturur. Bu bilgilerin nerede tutulacağını ve gerektiğinde size nasıl aktarılacağını belirleyin.
Hizmet başlamadan önce kısa bir kapsam kontrolü yapın: Desteklenen cihazlar belli mi, çalışma saatleri yazılı mı, yerinde hizmet tanımlı mı, ek işler açık mı? Bu sorulara net yanıt veren bir teklif, fiyatını da daha anlamlı biçimde değerlendirmenizi sağlar.
İşletmenize uygun bakım kapsamını birlikte belirleyelim.
Kurumsal IT Destek ve Bilgisayar Bakım Hizmetleri hakkında bilgi alın.